5 عادت ایمیل افراد بسیار سازنده

پینگ! ایمیل را بررسی کنید. پینگ ایمیل را دوباره بررسی کنید. پینگ بررسی. پینگ بررسی. پینگ بررسی کنید.

اگر مانند اکثر افرادی هستید که تمام روز جلوی کامپیوتر می نشینند ، این احتمالاً شبیه شما است: وقتی در حال حاضر به ایمیل پاسخ نمی دهید ، می خواهید ببینید آیا شما موارد جدیدی دارید سپس وقتی چیز جدیدی وارد می شود ، آن را می خوانید ، درباره چگونگی پاسخ دادن بحث می کنید و برای لحظه ای آن را خیلی وقت گیر می دانید. بعداً به آن می رسم ، فکر می کنی. و اگر چیز جدیدی نیست ، شما عصبی می پرسید که چرا؟ آیا به دلیل پر بودن صندوق ورودی من است ؟! بنابراین شما مرتباً هر 15 ثانیه یکبار بررسی می کنید تا زمانی که چیزی ظاهر شود "در ضمن حذف همه نامه های ناخواسته ای که از آن زمان صندوق ورودی شما را مسدود کرده است.

اما زندگی مشترک با ایمیل شما به معنای آن پروژه های دیگری است که می خواهید و نیاز به انجام "گزارش های بزرگ یا کارهای شخصی" است که می تواند روزها ، هفته ها یا ماه ها به تعویق بیفتد. ناگفته نماند ، یک مطالعه جدید در کانادا نشان داده است که کنترل بیش از حد ایمیل شما می تواند شما را (تعجب!) بیشتر تحت فشار قرار دهد. بنابراین ما از پنج نفر که دارای ایمیل نیستند خواستیم پاسخ دهند تا به ما بگویند که چگونه صندوق ورودی خود را رام می کنند.

استراتژی های آنها را برای مقابله با شکاف عمیق و تاریک ایمیل بخوانید.

من در طول روز بسیاری از چک های سریع ایمیل را انجام می دهم تا ببینم اولویت و فوری وجود دارد یا خیر ، اما من فقط دو بار در روز اختصاص می دهم تا به طور کامل با ایمیل جمع شده برخورد کنم. با دسته بندی تمام پردازش های ایمیل سنگین به قطعات بزرگتر ، می توانم بسیار کارآمدتر باشم و احساس تغییر مداوم کارها را کاهش دهم.

”Jacob Bank ، دانشمند رایانه و بنیانگذار و مدیر عامل برنامه تقویم Timeful

من در اولین فرصت به اولویت ها پاسخ می دهم و مکاتبات را واضح و بسیار مثبت نگه می دارم. با علم به اینکه هنوز هرگز از طریق همه نامه های الکترونیکی عبور نخواهم کرد ، افرادی را که درخواست کمک می کنند و فرصت هایی که قصد من را تأیید می کنند ، در اولویت قرار می دهند. من همچنین از استفاده از ترسی ندارم! برای اولویت های بالا یا تأثیر چشمگیر.

”Tara Stiles ، مربی یوگا ، نویسنده رژیم خود را با قوانین خود تنظیم کنید (25 دلار ، amazon.com) و شریک تناسب اندام هتل های W

ایمیل برای روز سریع کار می کند- مکاتبات روزمره ، اما وقتی چیز مهمی برای بحث یا تصمیم گیری دارم ، تلفن را برمی دارم. همیشه بهتر است که از گوشه دیگر شخص را بشنویم "عطف در صدای آنها. ایمیل ها اغلب ممکن است اشتباه گرفته شوند.

من دریافتم که برخورد با نامه آنلاین من دقیقاً مانند نامه پستخانه معجزه می کند. من پوشه ایجاد کردم: همه چیز از پوشه مادر ، پوشه کلاس تمرین ، پوشه مشتری مشهور ، پوشه خانه ، پوشه کلبه تابستانی ، پوشه پزشکی ، پوشه بچه ، و غیره. با ایمیل هایی که به صورت دسته بندی شده اند ، من می توانم سه مرحله خود را به راحتی انجام دهم ، پیدا کردن ، اقدام ، یا حذف کنید. همچنین لازم است اشتراک خود را در نامه های ناخواسته لغو کنید. حجم ایمیل های ناخواسته بسیار زیاد است و صرف وقت برای حذف هر یک از آنها وقت گرانبهایی را از شما می گیرد. در آخر ، ایمیل هایی را که نیاز به توجه در آن روز دارند ، در اولویت قرار دهید. اگر در آن لحظه نتوانم به آنها دسترسی پیدا کنم ، پاسخ را فشار داده و آنها را به گوشه دسک تاپ خود می کشانم ، در غیر این صورت از قانون دیگر خود استفاده می کنم ، درخواست ایمیل را ترک نکنم "پاسخ asap.

”کتی کاهلر ، مربی مشهور ، نویسنده و بنیانگذار Sunday Set-Up ، یک باشگاه تغذیه سالم

من سعی می کنم به محض دیدن ایمیل ها پاسخ دهم زیرا در غیر این صورت آنها می توانند بیشتر به صندوق ورودی رانده شوند و ممکن است نادیده گرفته شوند. توصیه می کنم پاسخگو باشید اما زائد نباشید. با پاسخ سریع و نوشتن ایمیل های کوتاه و غیرگلدار ، می توانید تصویری از کارایی و توجه را ایجاد کنید. حتی کلمات کوتاه مانند "Thanks" یا "Got it" به شما کمک می کند تا یک فرهنگ اعتماد ایجاد کنید و به شما نشان دهد که بالای صندوق ورودی خود هستید.